Что такое уведомление в Роскомнадзор и нужно ли его подавать по каждому человеку?
Ключевой тезис: уведомление подается не по каждому физлицу, а по факту начала обработки персональных данных (ПДн).
Уведомление — это официальный документ, которым организация или ИП сообщает в РКН:
- какие персональные данные обрабатываются;
- каких категорий лиц (сотрудники, клиенты, контрагенты и т. д.);
- с какими целями;
- где и как хранятся данные;
- какие меры защиты применяются;
- осуществляется ли передача через интернет;
- возможность передачи ПДн третьим лицам;
- используются ли информационные системы.
Это разовое уведомление. Повторно его подают, только если:
- изменились сведения (например, появился сайт или новая цель обработки);
- прекращена обработка ПДн (ликвидация).
Наша услуга распространяется в том числе и на такие случаи.
Нужно ли подавать уведомление, если компания «нулевая»?
Да, нужно. Даже если:
- нет сотрудников;
- нет договоров;
- директор сам сдает нулевые отчеты;
ООО передает в Федеральную налоговую службу и Социальный фонд России данные директора (паспорт, СНИЛС, адрес). Это уже считается обработкой ПДн в электронном виде. Следовательно — уведомление нужно.
Появился сайт — нужно ли подавать новое уведомление?
Если через сайт собираются:
- ФИО;
- телефон;
- email;
- заявки;
- электронные пользовательские данные (в т. ч. cookies).
В этом случае нужно подать уведомление об изменении сведений.
Под персональными данными понимается любая информация, позволяющая идентифицировать человека: ФИО, телефон, email, ИНН, СНИЛС, паспорт, адрес, зарплата и т. д.
Что будет, если не подать уведомление?
С 30 мая 2025 года ответственность за непредставление уведомления в Роскомнадзор существенно ужесточена.
Размеры штрафов:
- для физических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей;
- для должностных лиц — от 30 000 до 50 000 рублей;
- для ИП — от 100 000 до 300 000 рублей;
- для организаций — от 100 000 до 300 000 рублей.
Обратите внимание: теперь ИП фактически несут ответственность на уровне юридических лиц.
Важно понимать, что отсутствие уведомления — это формальное нарушение, которое легко фиксируется: организация просто отсутствует в реестре операторов ПДн.
Кроме штрафа возможны:
- запросы и требования о представлении пояснений;
- предписания об устранении нарушений;
- внеплановые проверки;
- повышенное внимание к обработке персональных данных в целом.
То есть риск — не только финансовый, но и репутационный и административный.
Как РКН узнает, что уведомление не подавали?
Компания просто отсутствует в реестре операторов ПДн. Как это проверить:
- Зайти в реестр РКН.
- Ввести ИНН или название.
- Если записи нет — уведомление не подано.
РКН не рассылает напоминания и не предупреждает заранее. Отсутствие записи в реестре — уже объективный факт нарушения.
Дополнительно: если ранее уведомление подавалось, но было оформлено с ошибками, организация также может долго не попадать в реестр. Формально деятельность ведется, а в реестре записи нет — и это создает риски.
Уже подавали уведомление в 2017 году — нужно ли что-то делать?
Нужно проверить форму. С 01.02.2023 действует новая форма уведомления (приказ РКН № 180 от 28.10.2022).
Если в карточке в реестре есть раздел «Список информационных систем и их параметры» — это старая форма. Нужно подать корректирующее уведомление.
Если есть раздел «Цели обработки персональных данных» — форма актуальная.
Но все равно важно проверить корректность сведений.
ИП живет за границей — как подавать уведомление?
Если ИП зарегистрирован в РФ, но живет за рубежом:
- указывать нужно официальный российский адрес;
- ЦОД должен быть в РФ.
Если указать иностранный ЦОД, может возникнуть вопрос трансграничной передачи ПДн, что требует специальных согласий. Это создает серьезные риски.
Как исправить ошибку в уведомлении?
Подается уведомление об изменении сведений. РКН сначала направляет предупреждение. Штраф накладывается только если ошибку не исправить.
Срок проверки уведомления — до 30 дней.
Почему услуга стоит 25 000 рублей? Разве сложно подать самостоятельно?
Да, технически форму можно заполнить самостоятельно. Сложность не в нажатии кнопок, а в корректном определении и описании процессов обработки персональных данных.
Основные рисковые зоны при самостоятельной подаче:
- неправильное определение целей обработки;
- некорректная формулировка категорий субъектов;
- противоречия между видами обработки и мерами защиты;
- непонимание трансграничной передачи данных;
- указание неполных или избыточных сведений.
Типичная ошибка — уведомление подано, но в реестр организация не внесена из-за ошибок.
Реальный кейс: Компания подала уведомление самостоятельно в мае. К январю запись в реестре так и не появилась. После уточнения выяснилось, что сведения были заполнены некорректно. Полгода деятельность велась без регистрации в реестре операторов ПДн.
Наша услуга — это не просто заполнение формы, а еще:
- анализ процессов клиента;
- живая консультация специалиста перед отправкой уведомления;
- выявление всех точек обработки ПДн;
- корректные формулировки;
- снижение рисков штрафов и проверок;
- экономия времени руководителя.
Итог
Клиенты часто воспринимают уведомление как формальность или думают, что речь идет о передаче данных каждого конкретного человека в Роскомнадзор.
Наша задача — спокойно и профессионально объяснить:
- уведомление подается один раз по факту обработки ПДн;
- оно обязательно практически для любого бизнеса, который работает с физическими лицами;
- отсутствие записи в реестре — формальное нарушение;
- штрафы значительные и уже применяются;
- ошибки при самостоятельной подаче могут привести к затяжной ситуации и дополнительным рискам.
Мы не «продаем форму». Мы закрываем для вас риски и помогаем выстроить процесс корректно и безопасно.
Задать вопрос менеджеру
